Czy ulga B+R obejmuje zakup oprogramowania?

Ulga badawczo-rozwojowa to dostępny w Polsce mechanizm podatkowy, dzięki któremu określone koszty kwalifikowane poniesione na działalność badawczo-rozwojową mogą obniżyć podstawę opodatkowania. Celem wprowadzenia tej ulgi jest zwiększenie inwestycji w innowacje w polskich firmach. Czy ulga B+R obejmuje zakup oprogramowania, np. będącego elementem transformacji cyfrowej przedsiębiorstwa? Przyjrzyjmy się temu.

Transformacja cyfrowa i wsparcie przedsiębiorstw w jej przeprowadzeniu jest jednym z kluczowych zadań realizowanych przez nas w Visiativ Poland, z tym większym zainteresowaniem śledzimy wykorzystanie ulgi b+r w firmach.

Dla kogo jest ulga B+R?

Ulga B+R jest dostępna dla wszystkich firm, niezależnie od ich branży, formy prawnej czy wielkości. Jedynym warunkiem jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej i ponoszenie związanych z nią kosztów kwalifikowane oraz wykazywanie tych kosztów w ewidencji.

Co dokładnie oznaczają te warunki?

• Prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej: działalność B+R to tego rodzaju działania realizowane w firmie, które mają charakter twórczy, wprowadzają coś jednoznacznie nowego w sposobie działania czy usługach lub produktach firmy, mają na celu zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie jej, i na przykład są to badania naukowe lub prace rozwojowe.
• Ponoszenie kosztów kwalifikowanych: koszty kwalifikowane są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością B+R, wymienione w ustawach o podatku dochodowym (PIT i CIT). Przykłady kosztów kwalifikowanych do ulgi badawczo-rozwojowej to wynagrodzenie pracowników B+R, zakup materiałów i surowców do badań naukowych oraz prac rozwojowych, ekspertyzy, odpisy amortyzacyjne od sprzętu (z pewnymi wyłączeniami) wykorzystywanego w działaniach B+R oraz, pod określonymi warunkami omówionymi niżej, zakup nowego oprogramowania.
• Wykazanie kosztów w ewidencji: do rozliczenia ulgi B+R należy prowadzić szczegółową ewidencję poniesionych kosztów kwalifikowanych.

Podsumowując, ulga B+R jest przeznaczona dla firm, które inwestują posiadane środki finansowe we własnej działalności w rozwój nowych technologii, produktów lub usług, które będą przez nie wykorzystywane, bez względu na wielkość czy branżę firmy. Zastosowanie ulgi B+R jest uzasadnione prowadzeniem prac badawczo-rozwojowych. Czy oprogramowanie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów w ramach ulgi B+R?

Zakup oprogramowania jako koszt kwalifikowany w uldze B+R

Jak wspomnieliśmy już wyżej zakup oprogramowania może być kosztem kwalifikowanym w uldze badawczo-rozwojowej, ale pod pewnymi warunkami.

Warunki rozliczenia zakupu oprogramowania jako kosztu kwalifikowanego w uldze badawczo-rozwojowej są następujące:

• Bezpośredni związek oprogramowania z działalnością B+R: zakupione oprogramowanie (np. oprogramowanie CAD takie jak SOLIDWORKS, dodatki do SOLIDWORKS, platforma 3DEXPERIENCE, czy inteligentny asystent Leo AI) musi być wykorzystywane bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej. Nie może to być oprogramowanie ogólnego użytku, wykorzystywane do standardowej działalności firmy (np. programy księgowe, biurowe). Oznacza to, że zakup danego oprogramowywania musi być powodowany rozpoczęciem działalności B+R, a wybrane oprogramowanie będzie narzędziem planowanych prac badawczo-rozwojowych. Konsultacja z doradcą podatkowym może okazać się niezbędna.
• Wykorzystanie wyłącznie w B+R: warto mieć na uwadze częstą interpretację, że oprogramowanie powinno być wykorzystywane wyłącznie w projektach badawczo-rozwojowych. Jeśli np. dana licencja stanowiskowa jest wykorzystywana również w innej działalności, może być problem z zakwalifikowaniem całości kosztów. Dlatego bardzo ważne jest przygotowanie się zawczasu do wykazania, że zakup oprogramowania jest bezpośrednio powiązany z działaniami B+R.
• Amortyzacja: jeśli oprogramowanie stanowi wartość niematerialną i prawną i podlega amortyzacji, odpisy amortyzacyjne w części odpowiadającej wykorzystaniu w działalności B+R mogą być kosztem kwalifikowanym. Bezpośredni jednorazowy zakup oprogramowania, które nie jest amortyzowane jako WNiP, może być trudniejszy do zakwalifikowania.
• Licencje: subskrypcyjne opłaty za licencje na oprogramowanie specjalistyczne, bezpośrednio niezbędne do prowadzenia prac B+R, również mogą stanowić koszt kwalifikowany.

Spójrzmy jaki zakup oprogramowania prawdopodobnie nie będzie zaliczał się do kosztów kwalifikowanych w uldze B+R:

• Oprogramowanie ogólnego użytku: zakup programów biurowych, systemów operacyjnych, oprogramowania księgowego, programów antywirusowych, aplikacji do zarządzania czasem pracy itp., nawet jeśli są wykorzystywane przez pracowników działu B+R, to uznaje się na ogół, że jest to wykorzystanie do celów administracyjnych, a nie do działalności B+R.
• Oprogramowanie służące do wdrożenia wyników B+R: najpewniej nie będzie kosztem kwalifikowanym zakup oprogramowania, które służy komercjalizacji wyników działań B+R lub wdrożeniu do produkcji i przygotowaniu do sprzedaży nowo opracowanego produktu lub usługi. Ulga dotyczy etapu badawczo-rozwojowego, a nie wdrożeniowego.

Istotne zastrzeżenia odnośnie oprogramowania w uldze B+R, które warto zapamiętać:

Interpretacje indywidualne: ostateczna kwalifikacja danego zakupu oprogramowania jako kosztu B+R zależy od konkretnego przypadku i interpretacji przepisów przez organy podatkowe. Warto rozważyć wystąpienie przed zakupem o indywidualną interpretację podatkową.

Dokumentacja działalności B+R: niezbędne jest posiadanie szczegółowej dokumentacji potwierdzającej związek zakupu oprogramowania z prowadzoną działalnością B+R i jego wykorzystanie w tych projektach.

Planując działania B+R prowadzące do przyrostu wiedzy technicznej, tworzenia nowych zastosowań znanych materiałów, opracowania znacząco ulepszonych produktów, wprowadzania innowacji w działaniu i ofercie firmy, możemy tak dobrać oprogramowanie i zakres jego wykorzystywania, że stanie się kosztem kwalifikowanym rozliczanym w ramach ulgi B+R. Wymaga to jednak dobrego przygotowania.

Czy ulga B+R obejmuje zakup oprogramowania? To zależy, ale tak!

Jak widzimy, zakup specjalistycznego oprogramowania, które jest niezbędne i bezpośrednio wykorzystywane wyłącznie w działalności badawczo-rozwojowej, ma szansę zostać uznany za koszt kwalifikowany, zwłaszcza w formie odpisów amortyzacyjnych. Zawsze należy jednak dokładnie przeanalizować konkretną sytuację i zadbać o odpowiednie przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej.

Kontaktując się z Visiativ Poland uzyskasz wsparcie w zakresie wykorzystania dotacji i ulg wspierających transformację cyfrową przedsiębiorstw. Oprócz dystrybucji oprogramowania dla firm produkcyjnych świadczymy również usługi doradcze, a także szkoleniowe. Zapraszamy do kontaktu.