Jak elektroniczny obieg dokumentów SOLIDWORKS PDM przyspiesza pracę w firmie?

Wdrożenie systemu SOLIDWORKS PDM diametralnie zmienia sposób zarządzania dokumentacją projektową i okołoprojektową. Firmy, które decydują się na ten krok, najczęściej zyskują dzięki dwóm funkcjom. Są to automatyczne powiadomienia oraz automatyczne wykonywanie powtarzalnych zadań. System potrafi sam generować pliki PDF, DXF i wiele innych formatów. W efekcie inżynierowie nie tracą czasu na żmudną, rutynową pracę.

Praktyczny schemat obiegu dokumentacji (Workflow)

Właściwie skonfigurowany obieg dokumentów działa według ściśle określonych reguł. Poniższy przykład pokazuje, jak system automatyzuje i zabezpiecza pracę zespołu:

• Automatyczne powiadomienia. System wysyła alert do odpowiednich osób przy każdej zmianie statusu dokumentu.
• Bezobsługowe metadane. Gdy manager klika „Zatwierdź”, system sam wpisuje do pliku jego nazwisko, datę oraz nowy numer rewizji.
• Natychmiastowa konwersja. Podczas przejścia w stan „Zatwierdź” lub „Nowa rewizja”, program automatycznie tworzy pliki PDF z rysunków płaskich.

Kto i co widzi w systemie? Zarządzanie uprawnieniami

Bezpieczeństwo danych to podstawa. Dlatego SOLIDWORKS PDM precyzyjnie filtruje uprawnienia dla poszczególnych działów:

1. Konstruktor widzi pliki na każdym etapie, ale otwiera je wyłącznie w trybie do odczytu. Edycję może uruchomić tylko wtedy, gdy dokument ma status „Projektowanie”. Po skończeniu pracy przekazuje pliki do sprawdzenia. Jeśli popełni błąd, może sam cofnąć projekt do poprawy. System blokuje mu jednak możliwość samodzielnego zatwierdzenia własnych rysunków.
2. Osoba upoważniona (np. Kierownik) jako jedyna posiada uprawnienia do zatwierdzania dokumentacji. Kiedy to robi, system automatycznie pobiera jej dane i wpisuje je bezpośrednio do tabelki rysunkowej.
3. Dział produkcji nie ma dostępu do plików źródłowych CAD. Pracownicy produkcyjni widzą wyłącznie gotowe, automatycznie wygenerowane pliki PDF. Chroni to firmę przed kosztownymi błędami.
4. Proces zmian (Nowa rewizja). Kiedy inżynier modyfikuje zatwierdzony projekt, system generuje nowy plik PDF. Taki dokument natychmiast otrzymuje wyraźny znak wodny: „Rysunek w edycji”. Nowy plik nadpisuje poprzedni jako kolejna wersja, dzięki czemu załoga zawsze korzysta z aktualnych wytycznych.

Warto pamiętać, że każda firma posiada inną specyfikę. Dlatego konfigurację SOLIDWORKS PDM zawsze dopasowujemy indywidualnie do Twoich potrzeb oraz wewnętrznych procedur, takich jak System Zarządzania Jakością ISO 9001.

Normy ISO 9001 a nowoczesny obieg dokumentów elektronicznych

System SOLIDWORKS PDM w pełni wspiera wymagania normy ISO 9001. Co to oznacza w praktyce? Pracownicy nie muszą już ręcznie podpisywać setek dokumentów. Tradycyjne podpisywanie papierów zabiera przecież mnóstwo czasu, który można przeznaczyć na projektowanie.

W systemie PDM każdy użytkownik loguje się na swoje indywidualne, chronione hasłem konto. To rozwiązanie gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych. Ponadto system precyzyjnie rejestruje, kto i kiedy wykonał daną operację. Dzięki temu program sam uzupełnia tabelki rysunkowe o kluczowe nazwiska – na przykład dane osoby zatwierdzającej.

Gdy system zmieni status dokumentu na „Zatwierdzony”, informacje o rewizji i autorze akceptacji pojawią się w tabelce automatycznie. Pracownik nie musi nawet otwierać rysunku CAD, aby nanieść te poprawki.

Co więcej, ta funkcja działa masowo. Jeśli zatwierdzisz cały, ogromny projekt, system w ułamku sekundy zaktualizuje dane we wszystkich powiązanych plikach. To właśnie ta automatyzacja generuje największe oszczędności czasu.

Dlaczego PDM realnie przyspiesza pracę? Dodatkowe korzyści i argumenty

Automatyczne uzupełnianie tabelki rysunkowej całkowicie eliminuje stare, nieefektywne nawyki. Konstruktor nie musi już drukować dokumentacji i biegać z nią do gabinetu kierownika. Wszystkie etapy weryfikacji i poprawek odbywają się cyfrowo.

Oto 3 kluczowe powody, dla których PDM skraca czas realizacji projektów:

• Likwidacja błędów produkcyjnych. Dawniej produkcja mogła omyłkowo pobrać nieaktualny rysunek z dysku sieciowego. PDM daje pracownikom na hali dostęp tylko do zatwierdzonych plików PDF. Stare wersje trafiają do cyfrowego archiwum.
• Błyskawiczne wyszukiwanie danych. Zapomnij o przeszukiwaniu folderów w poszukiwaniu „projektu z ubiegłego roku”. PDM posiada zaawansowaną wyszukiwarkę. Znajdziesz plik po nazwisku konstruktora, numerze zlecenia, nazwie klienta czy dowolnym materiale.
• Łatwe ponowne wykorzystanie projektów. Konstruktorzy nie muszą projektować tych samych części od nowa. System pozwala szybko skopiować istniejący projekt wraz z całą strukturą i bezpiecznie go zmodyfikować.

Wdrożenie SOLIDWORKS PDM uwalnia potencjał zespołu inżynierskiego. System przejmuje na siebie nudną biurokrację, a konstruktorzy mogą skupić się na tym, co potrafią najlepiej – na tworzeniu innowacyjnych produktów.

Wygodne i automatyczne generowanie plików PDF

Ręczne zapisywanie rysunków do formatu PDF marnuje mnóstwo czasu. System SOLIDWORKS PDM całkowicie eliminuje ten problem, ponieważ automatycznie tworzy pliki PDF z wielu różnych formatów. Narzędzie obsługuje nie tylko dokumenty SOLIDWORKS, ale również pliki DWG, DXF oraz dokumenty z pakietu MS Office (np. Word czy Excel).

Administrator może ustawić automatyczne generowanie plików PDF w dowolnym miejscu obiegu dokumentów. Najczęściej konfiguruje się tę funkcję przy zatwierdzaniu projektów oraz przy nadawaniu nowej rewizji. Dodatkowo użytkownicy mogą wywołać tę operację ręcznie. Wystarczy kliknąć plik prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednie polecenie z menu podręcznego.

Co ważne, system zapisuje nowo utworzone dokumenty w ściśle określonych miejscach. Folder docelowy wybierasz sam. Zazwyczaj firmy wskazują katalogi, do których bezpośredni dostęp mają pracownicy działu produkcji lub logistyki.

Warto też zwrócić uwagę na proces wprowadzania zmian. Kiedy nadajesz nową rewizję, system generuje kolejną wersję pliku PDF. Taki dokument automatycznie otrzymuje jasną informację, że rysunek znajduje się obecnie w trakcie edycji.

Automatyczne powiadomienia, które usprawniają komunikację

Dzięki automatycznej konwersji plików inżynierowie unikają powtarzalnej pracy. Nie muszą już ręcznie tworzyć PDF-ów ani pamiętać o informowaniu produkcji, że dany model właśnie modyfikują. Wszystkie te obowiązki przejmuje system.

Funkcja „Powiadomienia” automatycznie wysyła wiadomości e-mail lub komunikaty przez wbudowany komunikator PDM do wybranych osób. Każda taka wiadomość zawiera zestaw kluczowych informacji:

• dokładną nazwę pliku,
• nazwisko osoby, która zmieniła status dokumentu,
• aktualny stan pliku w obiegu,
• bezpośredni link (hiperłącze) do dokumentu,
• komentarz historyczny oraz komentarz do powiadomienia.

W efekcie zespół zawsze posiada aktualne informacje. Każdy pracownik dokładnie wie, czy pliki są właśnie edytowane, czy czekają na sprawdzenie, czy trafiły już jako zatwierdzone na produkcję. Firma oszczędza w ten sposób godziny, które wcześniej pracownicy marnowali na telefony, maile czy osobiste wycieczki między działami.

Podsumowanie: Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów w SOLIDWORKS PDM przynosi wymierne oszczędności czasu. Dotyczy to zarówno konstruktorów, jak i pozostałych osób, które weryfikują lub wykorzystują dokumentację projektową.

Obecnie inżynier przekazuje cały projekt do sprawdzenia za pomocą zaledwie jednego kliknięcia. Gdy przełożony zatwierdzi dokumenty, system automatycznie powiadamia odpowiednich pracowników, a w bezpiecznej przechowalni PDM pojawia się kolejna, właściwie oznaczona wersja.

Dzięki precyzyjnemu blokowaniu dostępu do starych wersji, pracownicy produkcji nigdy nie pobiorą nieaktualnego rysunku. W efekcie firma drastycznie ogranicza liczbę kosztownych błędów produkcyjnych, poprawia jakość wyrobów i buduje przewagę konkurencyjną na rynku.