Charakterystyka Administratora CAD/PDM – zestawienie wymagań i obowiązków

W wielu przedsiębiorstwach stanowisko Administratora CAD zostało celowo utworzone i obsadzone dedykowaną osobą. Zdarza się jednak, że osoba ta „wyrasta” spośród użytkowników i pełni swoją rolę bez formalnego namaszczenia ze strony przełożonych. Przygotowanie zawodowe do tej funkcji jest bardzo zróżnicowane. Spotkać można administratorów, którzy wcześniej pracowali jako konstruktorzy, jak i takich, którzy wywodzą się z działów informatycznych. Często osoby te dzielą swój czas pracy pomiędzy obowiązki wynikające z dwóch różnych stanowisk w organizacji.

Tradycyjnie Administratora CAD postrzega się jako pracownika IT, który dba o instalację oprogramowania, kontroluje licencje, wykonuje aktualizacje i ustawia szablony dokumentacji czy list materiałowych BOM. W firmach z wdrożonym systemem PDM, Administrator CAD odpowiada dodatkowo za dodawanie użytkowników, zarządzanie uprawnieniami oraz konfigurację obiegów dokumentacji czy kart plików. Niestety, rzadko myśli się o nim jako o osobie kreującej procesy projektowe, będącej jednocześnie pierwszą linią wsparcia oraz strażnikiem jakości dokumentacji.

Fundamentalne zadania i obowiązki Administratora CAD

Aby zapewnić odpowiednią jakość tworzonej dokumentacji, która będzie mogła być ponownie wykorzystana przy zmianach konstrukcyjnych, Administrator CAD powinien realizować szereg kluczowych zadań. Jego praca ma na celu zapewnienie ergonomicznego środowiska pracy oraz możliwie najszybsze wykonywanie dokumentacji.

Do zadań fundamentalnych należą:

• Wsparcie techniczne: Pełnienie roli pierwszej linii wsparcia oraz wewnętrznego helpdesku dla użytkowników CAD.
• Zarządzanie szablonami: Tworzenie i bieżące zarządzanie szablonami dokumentacji projektowej.
• Biblioteki standardów: Tworzenie i administrowanie bibliotekami standardów.
• Metodologia pracy: Opracowanie, wdrożenie oraz monitorowanie metodologii nazewnictwa, numerowania plików, a także struktur projektów i katalogów.
• Aktualizacje: Rozpoznawanie nowych funkcji oprogramowania, opracowywanie zasad ich działania oraz prowadzenie procesu aktualizacji oprogramowania.
• Konfiguracja środowiska: Optymalizacja ustawień środowiska CAD, aby było ono jednakowe dla wszystkich użytkowników.
• Kastomizacja: Opracowywanie założeń dla makr i dodatków usprawniających pracę oraz współpraca z dostawcą w celu zwiększenia wydajności środowiska CAD/PDM.
• Współpraca z dostawcą: Stały kontakt z dostawcą oprogramowania oraz egzekwowanie ustalonych działań i zobowiązań.
• Rozwój narzędzi: Poszukiwanie rozwiązań programistycznych, które zwiększą wydajność i poprawią jakość dokumentacji.
• Zarządzanie zasobami: Nadzór nad sprzętem i oprogramowaniem CAD/PDM/CAE dla całego zespołu projektowego.

Procesy, operacje i wsparcie działów

Administrator CAD pełni istotną rolę w standaryzacji procesów oraz weryfikacji zgodności dokumentacji z normami.

W tym obszarze do jego obowiązków należy:

• Procedury projektowania: Opracowywanie, wdrażanie oraz monitorowanie standardów i procedur projektowych.
• Instrukcje wewnętrzne: Tworzenie instrukcji dla konstruktorów w celu zapewnienia niezbędnej wiedzy operacyjnej.
• Weryfikacja jakości: Sprawdzanie, czy tworzona dokumentacja jest zgodna z przyjętymi standardami firmy oraz wymaganiami klienta.
• Zgodność z normami: Weryfikacja standardów rysunkowych z aktualnymi normami krajowymi, międzynarodowymi i branżowymi.
• Integracja międzywydziałowa: Współpraca z działami produkcji, IT oraz archiwum w celu usprawnienia wymiany informacji.
• Integracja systemów: Opracowywanie modelu i rekomendacja integracji środowiska CAD+PDM z innymi systemami, np. ERP.

Zarządzanie kadrami i kompetencjami

Administrator CAD wspiera także procesy HR oraz rozwój kompetencji technicznych zespołu.

Do jego zadań należy:

• Rekrutacja: Uczestniczenie w procesach naboru oraz wdrażanie nowych użytkowników CAD.
• Testowanie umiejętności: Przygotowywanie testów dla kandydatów do pracy z zakresu obsługi oprogramowania.
• Współpraca z liderami: Współpraca z menedżerami w zakresie szkoleń oraz definiowania problemów.
• Ocena wydajności: Ocenianie użytkowników pod kątem umiejętności technicznych i produktywności.
• Certyfikacja: Prowadzenie procesu certyfikacji użytkowników, co mobilizuje ich do podnoszenia kwalifikacji.

Cechy osobowości i niezbędne kompetencje

Idealny Administrator PDM powinien posiadać cechy takie jak: dociekliwość, systematyczność, elastyczność, dbałość o szczegóły, ciekawość, pracowitość, pewność siebie, samodzielność, komunikatywność, innowacyjność, pomysłowość oraz asertywność.

Wymagane wykształcenie i doświadczenie obejmuje:

• Wykształcenie inżynierskie (najlepiej mechaniczne) lub informatyczne/elektryczne.
• Kilkuletnie doświadczenie jako konstruktor w firmie z wdrożonymi standardami.
• Doświadczenie w pracy w firmie produkcyjnej oraz wiedzę z zakresu planowania produkcji.
• Znajomość programów CAD 2D/3D, systemów PDM/PLM oraz umiejętność pisania prostych makr.

Administrator CAD powinien wykazywać się umiejętnościami technicznymi, analitycznymi, organizacyjnymi oraz zdolnością pracy w zespole i identyfikowania problemów.

Czego Administrator CAD nie powinien robić?

Warto wyraźnie zaznaczyć, że stanowisko to nie powinno zastępować innych ról w firmie. Do obowiązków Administratora CAD nie powinny należeć:

• Planowanie i organizacja pracy zespołu projektowego.
• Zarządzanie budżetem projektów.
• Identyfikacja zasobów i tworzenie harmonogramów.
• Utrzymywanie kontaktów z klientami w celu wyjaśniania kwestii projektowych.

Podsumowując, usankcjonowanie pozycji Administratora CAD jest kierunkiem słusznym, a przy większej liczbie pracowników projektowych – wręcz koniecznym. Jeśli chcesz wdrożyć odpowiednie procedury i zoptymalizować pracę swojego zespołu, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami, aby poznać rozwiązania, które pozwolą wprowadzić te standardy w Twojej firmie.